Käteismyynnistä on kyse silloin kun asiakas maksaa tuotteen samanaikaisesti kun hän saa sen haltuunsa tai kun palvelu suoritetaan. Käteiskaupasta on aina eräitä poikkeuksia lukuun ottamatta annettava asiakkaalle kuitti.
Silloin kun tuote tai palvelu luovutetaan asiakkaalle ennen kuin asiakas maksaa ostonsa, on kyse luotolla myymisestä. Tällöin on olemassa riski siitä, että asiakas ei maksa laskuaan, jolloin myyjäyrityksellä on olemassa luottotappioriski.
Yritykset voivat tapauskohtaisesti vapaasti harkita antavatko ne asiakkailleen maksuaikaa vai vaativatko käteismaksua. Monilla aloilla on kuitenkin vakiintunut käytäntö, että lasku lähetetään asiakkaalle sitten, kun työ on tehty tai tavara on luovutettu. Jos yrityksessä ei toimita tämän vallitsevan yleisen käytännön mukaisesti, on asiasta syytä kertoa asiakkaalle ennen kauppaa.
Ennen luotolla myymistä yrityksessä on määriteltävä selvästi se milloin ostaja saa tuotteen ennen maksua ja milloin ei. Oikealla luottopolitiikalla voidaan ehkäistä suuri määrä luottotappioita.
Yksittäisen asiakkaan kohdalla on syytä selvittää asiakkaan luottokelpoisuus ennen luotolla myymistä. Tarkistamalla asiakkaan luottotiedot voi merkittävästi vähentää luottotappioriskiä.
Samalle asiakkaalle ei myöskään kannata myydä velaksi, jos asiakkaalla on aiempia erääntyneitä laskuja maksamatta.
On myös tärkeää saada asiakkaalta täydelliset ja oikeat laskutustiedot. Tällöin lasku löytää varmimmin perille ja laskun mahdollinen perintä helpottuu. Yritykset saattavat toisinaan tavaraa tai palvelua tilatessaan ilmoittaa markkinointinimen tai osittaisen nimen, joka poikkeaa yrityksen virallisesta nimestä. Tämän vuoksi yrityksiltä tulisi nimen lisäksi saada laskutusta varten myös Y-tunnus. Kuluttaja-asiakkaalta puolestaan olisi hyvä saada henkilötunnus, jolloin mahdollisessa perintätilanteessa asiakkaan yksilöinti onnistuu helposti.
Laskulle ei kannata antaa kovin pitkää maksuaikaa, sillä mitä pidemmälle laskun maksaminen siirtyy, sitä suuremmaksi kasvaa luottotappioriski. Toisaalta yritysasiakkaiden kodalla laskun käsittely, tarkastaminen, hyväksyminen ja maksaminen, vie oman aikansa, jonka vuoksi maksuaika ei saisi myöskään olla liian lyhyt. Yksityishenkilölle eli kuluttajalle on annettava vähintään 14 vuorokautta maksuaikaa. Yritysten kohdalla maksuajan vähimmäispituutta ei ole määrätty.
Lasku kannattaa lähettää mahdollisimman pian sen jälkeen, kun tavara tai palvelu on luovutettu. Lasku joka on tehty pahasti myöhässä antaa yrityksestä huolimattoman kuvan ja se voi myös ärsyttää asiakasta, joka on varautunut maksamaan laskun tavaran saapuessa. Hidas laskutus lisää myyntisaataviin sitoutunutta rahaa, heikentää yrityksen kannattavuutta ja lisää myös luottotappioriskiä. Täsmällisesti ja hyvin hoidettu laskutus antaa yrityksestä hyvän kuvan ja osaltaan parantaa yrityksen mainetta.
Laskuttaminen ei kuitenkaan välttämättä ole kovin tehokasta, jos jokainen lasku tehdään yksitellen erikseen. Tämän vuoksi yleensä kannattaa laskuttaa useamman laskun erissä esimerkiksi viikoittain, kahden viikon välein tai kuukausittain.
Laskun on oltava selkeä ja siinä on oltava riittävästi tietoa, jolloin käy selvästi ilmi mitä ostosta lasku koskee ja kuka on myyjä. Tärkeää on lisäksi merkitä laskuun selvästi näkyviin laskuttavan yrityksen yhteystiedot, koska monet asiakkaat haluavat olla yhteydessä myyjään laskun saatuaan. Epäselvät ja puutteelliset laskut jäävät helpommin maksamatta ja aiheuttavat kummallekin osapuolelle, lisää työtä kun asiakkaat joutuvat soittelemaan ja selvittelemään laskua.
Jotta laskun vastaanottanut yritysasiakas saisi vähentää laskuun sisältyneen arvonlisäveron, on laskussa oltava arvonlisäverolain laskumerkintävaatimuksissa edellytetyt asiat. Silloin kun laskun summa verollisena on alle 400 euroa, riittää kevennetyt laskumerkinnät.
Laskuun on myös syytä merkitä viitenumero, jolla lasku voidaan kohdistaa oikealle maksajalle. Lisäksi laskuun tulisi merkitä viivästyskorko, joka asiakkaan tulee maksaa eräpäivän jälkeiseltä ajalta, mikäli laskun maksu viivästyy.
Lasku voidaan tehdä monella tavalla. Yksi vaihtoehto on tehdä lasku tietokoneella esimerkiksi käyttämällä laskupohjaa tekstinkäsittely tai taulukkolaskentaohjelmassa. Näistä taulukkolaskentaohjelma on käytännöllisempi, koska siihen voidaan tehdä valmiiksi laskukaavat, jotka laskevat laskun loppusumman ja arvonlisäverot yms. Näihin laskuihin on kuitenkin erikseen merkittävä viitenumero, joka voidaan laskea esimerkiksi verkosta löytyvillä viitenumerolaskureilla.
Yleensä laskutusohjelmaan sisältyy laskun luonnin lisäksi myös muita ominaisuuksia, kuten asiakasrekisteri, laskuluettelo, sähköpostilaskut, verkkolaskut jne. Laskutusohjelma lisää laskuun automaattisesti monia tietoja, kuten; laskun luontipäivän, laskun numeron, eräpäivän, viitenumeron, myyjän yhteystiedot ja y-tunnuksen, joka säästää laskuttajan työtä. Laskutusohjelmalla tehdyt laskut ovat ammattimaisesti tehdyn näköisiä. Laskutustiedot kirjautuvat ohjelmaan talteen ja vanhojen laskujen pohjalta voidaan helposti luoda uusia laskuja. Myös kirjanpidon raportointi ja arvonlisäveron laskenta hoituu automaattisesti.
Yritys voi lähettää laskunsa perinteisinä paperilaskuina, sähköpostilla tai verkkolaskuina. Paperilaskusta aiheutuu kustannuksia tulostamisen, kuoren ja postimaksun muodossa. Monet yritykset pyrkivät säästämään lähettämällä laskut sähköpostilla. Sähköpostilla lähetetyistä laskuista kuitenkin vain runsas puolet maksetaan ajallaan, kun puolestaan paperilaskuista maksetaan ajallaan 78 % ja verkkolaskuista peräti 84 %.
Vuonna 2020 tuli voimaan verkkolaskulaki joka tarkoittaa sitä, että yrityksillä sekä kunnilla ja valtiolla on oikeus vaatia lasku verkkolaskuna. Tämän vuoksi laskut kannattaa tehdä erillisellä laskutusohjelmalla, jolla voi tarvittaessa lähettää myös verkkolaskuja. Laskutusohjelmista on olemassa ominaisuuksiltaan karsittuja ilmaisversioita, sekä enemmän ominaisuuksia sisältäviä maksullisia ohjelmia. Verkkolaskujen lähettäminen edellyttää, että yrityksen käyttämä laskutusohjelma mahdollistaa verkkolaskutuksen tai yritys lähettää verkkolaskuja erillisen palveluntarjoajan välityksellä.
Vapaaehtoinen perintä
Sitten kun lasku on erääntynyt, eikä asiakas ole sitä maksanut, alkaa laskusaatavan perintä. Vapaaehtoisella perinnällä tarkoitetaan kaikkia niitä toimenpiteitä, joilla myyjä pyrkii saamaan asiakkaan vapaaehtoisesti maksamaan erääntyneen laskun. Vapaaehtoisen perinnän tavoitteena on se, että asia jää myyjän ja ostajan väliseksi, jolloin myyjä saa suorituksen ja ostaja välttyy oikeudellisen perinnän kuluilta ja maksuhäiriömerkinnältä.
Velan vapaaehtoista perintää säätelee laki saatavien perinnästä.Lisäksi kuluttaja-asiamies on antanut linjauksen hyvästä perintätavasta kuluttajaperinnässä. Kaikki mikä ei ole perintälaissa kiellettyä, on sallittua. Niin ollen saatavan periminen kirjeitse, sähköpostilla tai puhelimella on sallittua, kunhan ei loukata velallisen yksityisyyden suojaa eli ei saateta asiaa sivullisten tietoon.
Perintälain mukaan kiellettyä on
väärien tai harhaanjohtavien tietojen antaminen maksun laiminlyönnin seuraamuksista
kohtuuttomien ja tarpeettomien kulujen sekä kohtuuttoman haitan aiheuttaminen velalliselle
velallisen yksityisyyden suojan vaarantaminen
Väärien ja harhaanjohtavien tietojen kertomista on esimerkiksi se, että velallista uhataan luottotietojen menettämisellä, jos erääntynyttä velkaa ei makseta eräpäivään mennessä. Siihen voi kuitenkin viitata, että maksun laiminlyönnistä saattaa olla seurauksena oikeudellinen perintä mahdollisine kuluineen ja ulosottoineen ja niistä mahdollisesti syntyvä luottohäiriömerkintä.
Tarpeettomien kulujen aiheuttamista voi olla esimerkiksi se, että maksumuistutuksia lähetetään jatkuvasti lyhyin väliajoin, jos jokaisesta muistutuksesta peritään kuluja.
Velallisella on pyynnöstä oikeus saada velkojalta maksutta ajantasainen tieto velkojensa perusteista, määrästä ja lyhennyksistä sekä selvitys velkapääomalle kertyneiden korkojen ja kulujen määräytymisestä.
Jos laskua ei ole maksettu eräpäivään mennessä, kannattaa asiakkaalle aina välittömästi lähettää maksumuistutus. Lisäksi kannattaa käyttää myös muita kanavia, kuten puhelinta, sähköpostia ja tekstiviestiä.
Puhelinperintä voi olla tehokasta, koska siinä velallinen joutuu suoraan "kontaktiin" velkojan kanssa. Tekstiviestin lähettämisestä voi olla apua silloin, kun velallinen ei vastaa matkapuhelimeensa. Yhteydenottojen määrä ja oikea ajoitus lisäävät laskujen maksamisen todennäköisyyttä merkittävästi. Yksityishenkilöille tulee antaa 14 vuorokautta maksuaikaa maksumuistutuksesta. Yrityksille maksuaikaa ei tarvitse antaa, koska laskusaatava on jo erääntynyt. Maksumuistutuksia ei kannata lähettää 1-2 enempää, koska se ei tehosta perintää. Useiden huomautuskirjeiden lähettäminen saattaa jopa antaa yrityksestä huonon kuvan ja se lisää myös luottotappioriskiä.
Maksumuistusten lähettämisesta aiheutuu ylimääräistä työtä ja kustannuksia, jonka vuoksi velkoja on oikeutettu perimään velalliselta kuluja maksumuistutusten lähettämisestä. Perinnän kustannuksista on säädetty perintälaissa. Kuluttajalta saa maksumuistutuksesta vaatia perintäkuluja enintään 5 € per kirje, jos laskun erääntymisestä on kulunut 14 päivää. Jokaisesta lähetetystä maksumuistutuksesta voidaan vaatia perintäkuluja. Edellytyksenä kuitenkin on, että edellisen maksumuistutuksen lähettämisestä on kulunut vähintään 14. päivää ennen kuin seuraava maksumuistutus lähetetään.
Jos maksumuistutus ei johda velallisen suoritukseen, on seuraava vaihe maksuvaatimuksen lähettäminen. Kuluttajalle maksuvaatimus voidaan lähettää sitten kun maksumuistutuksesta on kulunut vähintään 14 päivää.
Kuluttajasaatavassa maksuvaatimuksen perintäkuluille on laissa säädetyt enimmäisrajat riippuen saatavan pääomasta. Yrityssaatavien osalta laki ei aseta ehdottomia rajoja, vaan perimiskulujen on oltava kohtuulliset. Kohtuullisuutta arvioitaessa otetaan huomioon mm. saatavan suuruus, suoritettu työmäärä ja perinnän suoritustapa.
Oikeudellinen perintä
Ellei velallinen maksa velkaansa maksumuistutuksesta ja maksuvaatimuksesta huolimatta, velkoja voi ryhtyä oikeudelliseen perintään joko itse tai antaa sen esimerkiksi perintätoimiston tai lakiasiaintoimiston tehtäväksi. Oikeudellisen perinnän tavoitteena on hankkia saatavalle ulosottokelpoinen oikeuden päätös.
Oikeudellinen perintä käynnistyy haastehakemuksen laatimisella, joka toimitetaan velallisen kotipaikan mukaan määräytyvään käräjäoikeuteen. Haastehakemuksen voi lähettää myös sähköisesti oikeushallinnon sähköiseen asiointipalveluun. Jos velkoja- eli kantaja pitää asiaa riidattomana, haastehakemus on varsin pelkistetty ja siinä velkoja ilmoittaa katsovansa asian riidattomaksi. Velallinen voi kuitenkin halutessaan riitauttaa kanteen.
Haastehakemuksessa velkoja esittää, mitä hän vaatii velalliselta ja millä perusteella. Haastehakemukseen on liitettävä se sopimus tai muu asiakirja, johon vaatimus perustuu. Velkojan (kantaja) on myös ilmoitettava asiaan liittyvät todisteet. Myös oikeudenkäyntikulujen korvaamista voidaan vaatia.
Käräjäoikeus tutkii haastehakemuksen ja pyytää tarvittaessa lisäselvitystä. Tämän jälkeen käräjäoikeus antaa haasteen, jossa esitettyihin vaatimuksiin velallista (vastaaja) kehotetaan vastaamaan kirjallisesti haasteessa mainittuun määräaikaan mennessä. Jos velallinen ei vastaa saamaansa haasteeseen, käräjäoikeus ratkaisee asian velkojan hyväksi yksipuolisella tuomiolla. Yksipuolinen tuomio on heti pantavissa täytäntöön, jolloin velkoja voi viedä sen suoraan ulosottomiehelle.
Velallisen maksettavaksi tulee saatava, korot, perimiskulut ja oikeudenkäyntikulut, eli lasku tulee koko ajan kalliimmaksi maksaa. Vielä tässä vaiheessa velallinen voi pyrkiä sopimaan asian ottamalla yhteyttä velkojaan sopiakseen velan maksusta.
Jos velallinen vastustaa kannetta, käsittelyä jatketaan oikeuden istunnosssa, johon osapuolet kutsutaan ja jossa asiaa selvitetään. Samoin selvitetään onko asiassa osapuolten välillä mahdollista päästä sovintoon, jonka käräjäoikeus vahvistaa. Jos osapuolet eivät pääse keskenään sovintoon oikeus ratkaisee asian. Ratkaisu toimitetaan pyynnöstä asianosaisille.
Ulosotto
Jos velallinen ei noudata oikeuden päätöstä eli ei maksa maksettavaksi määrättyä velkaa, velkoja voi viedä saatavansa ulosottoperintään. Velkoja vie saatavansa ulosottoon toimittamalla ulosottomiehelle ulosottohakemuksen, johon on liitetty mukaan oikeuden päätös.
Kun maksamatta jäänyt lasku tai velka on siirtynyt ulosottoon, ulosottomies lähettää velalliselle vireilletuloilmoituksen, jossa kehotetaan velallista ottamaan yhteyttä ulosottomieheen. Lisäksi velalliselle lähetetään yleensä maksukehotus, jotta hän maksaisi velan vapaaehtoisesti. Ulosottomies voi myös tehdä velallisen kanssa maksusuunnitelman, jotta saatava tulisi maksettua ilman ulosmittausta.
Jos velallinen ei maksa vapaaehtoisesti, hänen tulojaan tai omaisuuttaan joudutaan ulosmittaamaan.
Konkurssiuhkainen maksukehotus
Jos yritysvelallinen ei maksa selvää erääntynyttä velkaansa, velallisyritystä voi kehottaa maksamaan velkansa uhalla, että velkoja hakee velallisen konkurssiin. Selvällä saamisella tarkoitetaan velkaa, joka on tuomittu maksettavaksi ja joka voidaan ulosmitata tai josta on todisteena kirjallinen velallisen allekirjoittama sitoumus. Konkurssiuhkaisessa maksukehotuksessa annetaan velalliselle viikko aikaa maksaa velkansa. Konkurssiuhkainen maksukehotus on annettava todistettavasti tiedoksi velalliselle. Tiedoksiannon voi suorittaa haastemies. Jos ei käytetä virallista tiedoksiantoa, velallisen tulee allekirjoittaa tiedoksianto-todistus kahden todistajan läsnäollessa, jotka todistavat velallisen allekirjoituksen omilla allekirjoituksillaan.
Perintätoimistot
Perintäasiat voi hoitaa kuka tahansa itse. Perintätoimiston käyttö voi kuitenkin olla hyvä vaihtoehto, koska perintätoimistoilla on hyvä asiantuntemus ja tehokkaat toimintatavat perinnän hoitamiseen. Perintätoimistot ovat yrityksiä, jotka ovat erikoistuneet velkojen perintään. Yleensä perintätoimiston palveluihin kuuluu vapaaehtoinen ja oikeudellinen perintä.
Perintätoimistojen palvelujen hinnoittelu vaihtelee, mutta tavallisesti perintätoimisto ottaa oman palkkionsa pääosin velalliselta perittävien perimiskulujen muodossa. Lisäksi perintätoimistot voivati velottaa toimeksiantajalta kulun, joka vähennetään perityistä varoista niiden tilityksen yhteydessä. Mikäli perintätoimisto ei onnistu perinnässä, veloittaa se yleensä ainoastaan viranomaisten perimät maksut
Yleissäännös on, että velat vanhentuvat yleensä kolmen vuoden kuluttua niiden erääntymisestä, jos vanhentumista ei ole sitä ennen katkaistu. Vanhentuminen katkeaa, kun velkoja ryhtyy perintätoimiin tai muuten muistuttaa velallista tämän velasta. Velka vanhenee lopullisesti viimeistään 20 vuoden kuluttua eräpäivästä.
Yksityishenkilön velka josta on olemassa oikeuden päätös, on ulosottokelpoinen 15 vuoden ajan. Tämän jälkeen velkaa ei voi pakkokeinoin periä. Yritysten ulosotolla ei sitävaston ole määräaikaa.
Lisää tietoa perinnästä löytyy:
Lindorff Oy:n verkkosivustolta Maksu Myöhässä?
Kilpailu- ja kuluttajavirasto > Kuluttaja-asiat > Perintä ja maksujärjestelyt
Suomen Yrittäjien verkkosivuilta