Ostot

Ostot ovat kaikille yrityksille tärkeä toiminto. Ne vaikuttavat yrityksen kustannuksiin, myyntiin ja imagoon sitä kautta kannattavuuteen. Ostoja tehostamalla yritykset pystyvät parantamaan kannattavuuttaan. Ostojen merkitystä kuvaa se, että ostettujen tuotteiden ja palveluiden osuus yrityksen liikevaihdosta voi olla noin 50-75 %. 

Ostojen osuus ja taloudellinen arvo vaihtelevat kuitenkin merkittävästi yrityksen koon ja toimialan mukaan. Kaupan alan yrityksissä ostojen osuus on suurin ja työvoimavaltaisissa palveluyrityksissä pienin.

Pienelläkin ostokustannusten vähentämisellä on usein helpompi parantaa yrityksen tulosta kuin myyntiä lisäämällä tai hintoja korottamalla. Muutaman prosentin säästö ostokustannuksissa voi merkittävästi parantaa yrityksen tulosta. Vastaava tulos ilman ostokustannusten pienentymistä voi edellyttää huomattavaa myynnin kasvua. Kustannusten lisäksi ostoilla voi olla vaikutusta myös myyntiin ja tuotannon sujuvuuteen. Tärkeän tavaran tai materiaalin loppuminen voi aiheuttaa myynnin menetyksiä tai tuotantohäiriöitä. 

Menekkiin nähden liian suuret ostot voivat johtaa siihen, että ylimääräiset tuotteen jäävät kokonaan myymättä, jolloin niistä pyritään pääsemään eroon myymällä ne huomattavan suurella alennuksella tai pahimmassa tapauksessa ne jäävät kokonaan hävikiksi.

Myös valmistusyrityksessä ostojen sopeuttaminen menekkiin on tärkeää, koska raaka-aineen tai osan loppuminen kesken voi merkitä tuotannon pysähtymistä ja toimitusten viivästymistä.

OSTOKUSTANNUSTEN MUODOSTUMINEN

Ostokustannukset muodostuvat suorista välittömistä ostokustannuksista, sekä epäsuorista välillisistä ostokustannuksista. 

Välittömät ostokustannukset muodostuvat ostohinnasta sekä erilaisista tavaran tai palvelun toimittamiseen liittyvistä toimituskustannuksista. 

Välillisiä ostokustannuksia puolestaan ovat ostamisesta aiheutuvat työkustannukset sekä ostamiseen liittyvät matka-, puhelin-, tietoliikenne yms. kustannukset. Tuhat tilausta aiheuttaa tuhat tavarantoimitusta ja laskua, jotka täytyy vastaanottaa, tarkastaa ja maksaa. Toimitusten myöhästymiset ja virheiden korjaamiset aiheuttavat paljon lisätyötä, jolloin tiedonvälityksen ja hallinnon kustannukset kasvavat. 

Ostamisen tuloksena syntyvät myös ostettujen tuotteiden varastot.

Varastoiminen aiheuttaa kustannuksia kolmesta syystä.

• 1. Varastossa oleviin tavaroihin on sitoutunut pääomaa, joka tuottaisi paremmin, jos se käytettäisiin esimerkiksi yrityksen korollisten velkojen maksuun tai se voitaisiin sijoittaa johonkin, josta yritys saa tuloa. 

  2. Varastoiminen vaatii tilaa, jota on rakennettava tai vuokrattava ja lisäksi ylläpidettävä. 

  3. Suurempaan varastoon sisältyy suurempi riski siitä, että osa tavaroista vanhenee markkinoiden nopeasti muuttuessa. Varastossa olevat tavarat ovat myös alttiina vahingoille ja hävikille. 

Jos ostot voidaan toteuttaa siten, että varastot voidaan pitää mahdollisimman pienenä, ostojen kokonaiskustannukset alenevat pienempien varastointikustannusten johdosta. Tämä edellyttää tavarantoimittajilta nopeita, täsmällisiä ja varmoja toimituksia sopivan suuruisissa erissä.

Ostettavien tuotteiden heikosta laadusta voi aiheutua kustannuksia ostajayritykselle, jotka voivat olla paljon suurempia kuin mahdollisen edullisen ostohinnan tuoma kustannussäästö. Ostojen laatupuutteet voivat siirtyä ostajayrityksen omiin tuotteisiin. Reklamaatiot aiheuttavat kustannuksia virheiden korjaamisen sekä asiakkaille annettavien hyvitysten muodossa. Asiakastyytyväisyys ja yrityksen maine saattavat heikentyä, joka puolestaan johtaa asiakasmenetyksiin ja sitä kautta myynnin laskuun.

Ostojen laatupuutteet voivat myös aiheuttaa kustannuksia tuotannon viivästymisen muodossa. Viivästykset voivat johtua siitä, että toimitettu tavara on virheellistä tai siitä, että toimitukset eivät saavu ajallaan jolloin, varastot pääsevät loppumaan ja aiheuttavat siten pysähdyksiä tuotantoon.
 

OSTOMÄÄRÄT JA OSTOJEN AJOITUS

Ostajan pitäisi osata ostaa oikeita tuotteita riittävästi, jotta ei tarvitse myydä ”ei-oota”, mutta samalla riittävän vähän, jotta varaston kokonaisarvo ei nousisi liian suureksi. ”Kuinka paljon?” on siis oleellinen kysymys.

Ostot pitäisi osata toteuttaa niin, että varastojen kiertonopeus muodostuu mahdollisimman hyväksi. Varaston kiertonopeudella tarkoitetaan sitä, kuinka monta kertaa varasto vaihtuu tietyssä ajassa. Sitä seurataan suhteuttamalla varaston keskimääräinen rahallinen arvo myynnin rahalliseen arvoon. Koko varaston kiertonopeuden rinnalla seurataan myös eri tuoteryhmien varastojen kiertonopeuksia. Näiden lisäksi seurataan myös sitä kuinka kauan yksittäiset tuotteet viipyvät varastossa. Mitä nopeampi on varaston kierto, sitä vähemmän varastoon sitoutuu pääomaa.

Varaston kiertonopeus on erityisen tärkeä silloin, kun varastossa on herkästi pilaantuvaa tai vanhentuvaa tavaraa. Esimerkiksi elintarvikkeet ovat tuotteita, joiden varaston kierron tulee olla nopea ja ostot pitää kyetä toteuttamaan tarkasti menekin mukaan.

Tuotteen myyntikate ja tuotteiden kiertonopeus vaikuttavat tuotteen kannattavuuteen. Luvut voivat aiheuttaa ongelmia, koska korkeakatteiset tuotteet kiertävät usein hitaasti. Toisaalta nopeakiertoisilla tuotteilla saattaa olla alhainen kate. Tämän vuoksi erityisesti vähittäiskaupoissa käytetään myyntikateprosentti x varaston kiertonopeus tunnuslukua, jolla saadaan tuotteen tai tuoteryhmän kokonaiskannattavuus vertailun pohjaksi. Esimerkiksi jos tuotteen myyntikate on 15 % ja kiertonopeus on 20, tulee kate x kierto luvuksi 300. Jos vastaavasti jonkun toisen tuotteen kateprosentti on 60 % ja kiertonopeus 5, saadaan sama tunnusluku, joka osoittaa, että tuotteet ovat kauppiaalle yhtä kannattavia.

Varaston kierron maksimointi ei kuitenkaan ole ainut ostoja ohjaava tekijä.

Varastojen suuruuden mitoituksessa tulisi varaston kierron lisäksi ottaa huomioon myös se, että toimituskyky ja tuotantovarmuus saadaan koko ajan turvattua. Jos tuote on loppu silloin kun asiakas sitä kysyy, merkitsee se aina menetettyä myyntimahdollisuutta.

Ostoerän kokoa suunniteltaessa on otettava myös huomioon, että pienemmät ostoerät pienentävät varastoa, mutta samalla usein lisäävät työtä.

Merkki onnistuneesta ostotoiminnasta ovat pienet, mutta tarpeeseen nähden riittävät varastot. Epäonnistuminen ostamisessa taas näkyy suurina varastoina tai materiaalipuutteina. Varastossa on kyllä tavaraa, mutta sitä oikeaa puuttuu liian usein. 

Ostojen ajoitus on riippuvainen ennustetusta tulevasta kysynnästä, joka määrää myytävien tuotteiden ja materiaalien tarpeen. Lisäksi ostojen ajankohtaan vaikuttaa yrityksen varastotilanne ja toimittajien toimitusnopeus ja toimitusvarmuus. Jos toimittajat kykenevät toimittamaan tavaraa nopeasti ja varmasti halutun määrän, voidaan hyväksyä pienemmät varastot ja siirtää ostoja myöhemmin tapahtuvaksi päinvastaiseen tilanteeseen verrattuna.

OSTOTAVAT

Yritysten ostotavat vaihtelevat riippuen yrityksestä, toimialasta ja toimittajan tarjoamista vaihtoehdoista. Ostotapaan vaikuttaa myös se onko oston kohteena tavara vai aineeton palvelu. Ostotapaa valittaessa pitäisi löytää kokonaiskustannuksiltaan edullisin vaihtoehto, joka minimoi ostohinnan ja toimituskulut sekä ostamiseen kuluvan työajan.

Ostot myyjän luona

Ostaja suorittaa usein oston myyjän luona. Esimerkiksi vähittäiskauppias hakee tavaraa tukusta tai yrityksen edustaja menee mainostoimiston tiloihin tekemään toimeksiannon mainoksen suunnittelusta. Tällainen ostotapa vie ostajalta työaikaa sekä aiheuttaa matka- ja kuljetuskustannuksia.

Tilaus myyjän edustajalta

Usein kaupankäynti yritysten välillä tapahtuu niin, että toimittajan edustaja saapuu ostavaan yritykseen esittelemään tuotteitaan ja ottaa vastaan asiakasyrityksen tilauksen ja tuotteet toimitetaan myöhemmin ostajalle. Tällöin myyjän ja ostajan välille muodostuu henkilökohtainen suhde. Tämä ostotapa on ostajalle vaivaton ja ostaja voi yleensä myös etukäteen tutustua tuoteuutuuksiin tuotenäytteiden avulla. Toisaalta edustajien välityksellä myyminen aiheuttaa kustannuksia myyjälle, joka joutuu sisällyttämään edustajien työ- ja matkakustannukset sekä mahdolliset muut markkinointikustannukset myytävien tavaroiden hintaan.

Puhelintilaukset

Joskus ostaminen tapahtuu siten, että ostaja tekee tilauksen myyjälle puhelimella tai myyjäyrityksen edustaja on puhelimitse yhteydessä ostajaan. Puhelimessa tapahtuvan kaupankäynnin etuna on sen helppous ja nopeus. 

Sähköinen ostaminen

Yritysten väliset ostot ovat usein toistuvia rutiiniostoja, joissa ostaja tietää tarkalleen mitä on ostamassa. Näissä ostoissa tavoitteena on yleensä ostotoiminnan tehostaminen ja ostamiseen käytettävän työajan minimointi. Toimittajan tarjoama mahdollisuus ostamiseen suoraan Internetin kautta tarjoaa ostajalle helpon ja kustannustehokkaan tavan ostojen suorittamiseen. 

Sähköinen ostaminen vähentää myyjälle tilauksen vastaanottamisesta ja käsittelystä aiheutuvia kustannuksia, jolloin myyjä voi siirtää osan syntyneestä säästöstä ostajalle edullisimpina ostohintoina. 

Toimitukset ilman tilausta

Ostaja voi myös siirtää hankintojen suorittamisen suoraan tavarantoimittajalle, joka täydentää ostajan varastoa oma-aloitteisesti sitä mukaa kun tavaraa tarvitaan. Tällöin ostajan ei tarvitse käyttää omaa työpanostaan ostamiseen lainkaan. Myyjä voi myös säilyttää omaa varastoaan ostajan tiloissa, josta ostaja voi tarpeen mukaan ottaa tavaraa käyttöönsä ja joista myyjä laskuttaa käytön mukaan.

Tarjousmenettely

Tarjousmenettely on yleinen yritysten käyttämä kaupankäyntitapa varsinkin suurempien hankintojen kohdalla. Siinä aloite kauppaan lähtee ostajalta, joka osoittaa tarjouspyynnön useammalle vaihtoehtoiselle toimittajalle. Ostajan tavoitteena on päästä kokonaistaloudellisesti edullisimpaan mahdolliseen ostoon toimittajia kilpailuttamalla.

Tarjousmenettely on ostajan kannalta työläs toimenpide, koska potentiaalisten toimittajien etsintään, tarjouspyyntöjen laadintaan ja saatujen tarjousten vertailuun kuluu työaikaa. Vastaavasti myös myyjät joutuvat tavalla tai toisella sisällyttämään tarjousten laadinnasta aiheutuvat työkustannukset tarjoamansa tuotteen hintaan. Tämän vuoksi tarjousmenettelyä käytetäänkin usein vain suurimpien ja taloudellisesti merkittävimpien hankintojen kohdalla.

Tarjousten edullisuuden vertaaminen vaatii asiantuntemusta, koska tarjoukset eivät useinkaan ole keskenään samansisältöisiä ja alhaisin hinta ei välttämättä merkitse edullisinta tarjousta.

On havaittu, että useissa yrityksissä pieni määrä ostettavista tuotteista aiheuttaa suuret ostokustannukset. Toisaalta suuri määrä ostettavista tuotteista on sellaisia, joiden ostoilla on suhteellisen vähäinen merkitys kokonaiskustannuksiin.

OSTOJEN ABC ANALYYSI

Ostajan kannalta olennaista on tunnistaa ne tuotteet, joilla on merkittävä vaikutus kokonaiskustannuksiin. Ostotoiminnassa voidaan käyttää hyväksi ABC analyysiä, jossa ostettavat tavarat ja palvelut ryhmitellään tärkeysluokkiin sen mukaan miten merkittäviä niiden ostot ovat. Luokittelun avulla huomio pystytään kohdistamaan tärkeimpiin ostoihin ja samalla voidaan myös tehostaa ostotoimintaa kokonaisuutena.

ABC-analyysissa tuotteet ryhmitellään usein kolmeen ryhmään A-tuotteet, B tuotteet ja C-tuotteet. Ryhmittely voidaan tehdä esimerkiksi seuraavasti. A-tuotteet vastaavat 60 %, B-tuotteet 30 %, sekä lopuksi C-tuotteet vastaavat 10 % vuosiostoista. Nämä arvot voivat olla yrityskohtaisia.

ABC-analyysin tärkein hyöty on mahdollisuus selvittää, mitkä ovat yrityksen kannalta tärkeimmät ostot, joilla on suuri vaikutus kokonaiskustannuksiin. Sen tiedon avulla pyritään kohdistamaan huomio yrityksen tärkeimpiin ostoihin.

A ryhmään kuluvat tuotteet ovat niitä, joiden ostamisella on suurin taloudellinen merkitys ja joihin kiinnitetään eniten huomiota. Näiden tuotteiden ostamiseen ollaan valmiita käyttämään eniten aikaa ja vaivaa parhaiden ostoehtojen saavuttamiseksi esimerkiksi toimittajia kilpailuttamalla.

C ryhmään kuluvilla tuotteilla puolestaan on vähäisin taloudellinen merkitys ja näiden tuotteiden kohdalla tavoitteena on tehdä ostamisesta mahdollisimman helppoa, jolloin ostamiseen ei kulu liikaa aikaa ja vaivaa. Tällaisia tuotteita ovat usein esimerkiksi toimistotarvikkeet.

OSTOKUSTANNUSTEN ALENTAMINEN

Edullisempien ostohintojen tavoittelu

Vaikka hinta ei olekaan ainut ostokriteeri, eikä alhaisin hinta automaattisesti merkitse samaa kuin edullisin ostokustannus, edullisempien ostohintojen tavoittelu on tärkeä keino ostokustannusten pienentämisessä. 

Alempia ostohintoja tavoitellaan yleensä toimittajia kilpailuttamalla. Mitä kovempaa kilpailu on toimittajien välillä, sitä paremmat mahdollisuudet tässä on onnistua. 

Tieto on valttia ostamisessa. Hyvän ostajan on tunnettava ostettavan tuotteen markkinahinta ja tiedettävä mitä tuotteesta kannattaa maksaa. Mitä paremmin ostaja on tietoinen kaikista mahdollisista toimittajista ja erilaisista ostamiseen liittyvistä mahdollisuuksista, sitä paremmat mahdollisuudet hänellä on tehdä edullisia ostoja. Tieto myös parantaa ostajan asemia ostoneuvotteluissa.

Ostajan ei myöskään tarvitse automaattisesti hyväksyä myyjän ehdottamaa hintaa, vaan hän voi tehdä oman edullisemman vastaehdotuksen. Ostajan neuvotteluasema ja neuvottelutaito ovat tärkeitä tekijöitä tavoiteltaessa alennusta myyjän ehdottamaan hintaan. Alempia ostohintoja tingittäessä on kuitenkin otettava huomioon, että jos yhteistyösuhteen myyjän kanssa halutaan jatkuvan, kaupan on oltava kannattava myös myyjälle.

Tarpeettomien ostojen karsiminen

Vähemmän tärkeiden ostojen karsimisella voidaan myös alentaa ostokustannuksia. Tällaisia ostoja voivat olla esimerkiksi jotkin markkinointiin yms. liittyvät ostot.

Varastojen pienentäminen

Varastot sitovat pääomaa, josta aiheutuu yritykselle kustannuksia pääomakustannusten muodossa. Yrityksillä on usein korollista lainaa samanaikaisesti, kun niillä on pääomaa kiinni tuottamattomana varastoissa. Varastoiminen vaatii myös tilaa, jonka hankinta ja ylläpito aiheuttavat kustannuksia. Lisäksi suurempiin varastoihin sisältyy suurempi riski siitä, että varastossa oleva tavara pilaantuu tai sen arvo laskee. Ylisuuret varastot voivat johtaa myös siihen, että osa varastosta joudutaan myymään pois alennuksella, jolloin yrityksen saama katetuotto alenee.

Varastoinnin kustannuksia voidaan alentaa varastoja pienentämällä. Jos ostot voidaan toteuttaa niin, että varastot pienenevät ilman, että yrityksen toimintavarmuus ja palvelukyky siitä kärsivät, alenevat ostojen kokonaiskustannukset pienentyneiden varastointikustannusten muodossa. 

Varastoja voidaan pienentää ostojen toimitustiheyttä muuttamalla, jolloin varaston kierto paranee. Tämä edellyttää sitä, että valitaan tavarantoimittajia, jotka kykenevät täsmällisiin ja nopeisiin toimituksiin sopivan pienissä erissä, jolloin varastot pystytään pitämään pieninä ja varastot kiertävät nopeasti. Lisäksi tilausten teon on sujuttava nopeasti, varmasti ja täsmällisesti. Suurempi toimitustiheys ja nopea varaston kierto edellyttävät yritykseltä hyvää varaston valvontaa ja järjestelmää, jolla tilaukset tehdään ajallaan nopeasti ja täsmällisesti.

Varastojen pienentämisessä on kuitenkin otettava huomioon yrityksen palvelukyvyn säilyttäminen. Tavaran loppuminen voi tulla kalliiksi, jos sen seurauksena asiakassuhteita menetetään ja yrityksen maine kärsii.

Rahti- ja toimituskustannusten alentaminen

Ostettavan tavaran ostokustannukseen sisältyy ostohinnan lisäksi usein myös ostettavan tavaran kuljetus ja toimituskustannukset myyjältä ostajalle. Myyjät eivät usein veloita kuljetuskustannuksia ostajalta silloin, kun kertaosto ylittää myyjän asettaman vähimmäismäärän. Toisaalta suuret kertaostot voivat johtaa suurempiin varastoihin ja kasvattaa kustannuksia sitä kautta. Tällöin ostajan on punnittava näitä molempia tekijöitä ostoja suorittaessaan.

Kuljetus- ja toimituskustannusten alentamisessa avaintekijä on kokonaiskustannuksiltaan edullisimman toimitustavan löytäminen. Toimituksen kokonaiskustannuksiin puolestaan vaikuttaa ostajalta toimituksesta perittävä maksu sekä toimituksen nopeus ja täsmällisyys.  

Eräs mahdollisuus ostojen kokonaiskustannusten alentamiseen on ostamiseen käytettävän työn tehostaminen. Vähentämällä ostamiseen kuluvaa työaikaa, voidaan säästynyt aika käyttää johonkin muuhun yrityksen kannalta hyödylliseen, kuten tuotteiden valmistukseen, markkinointiin tai yritystoiminnan kehittämiseen.

Ostamiseen käytettävän työn tehostaminen

Ostamiseen käytettävä työaika on myös eräs ostamisesta aiheutuva kustannus, jota voidaan pienentää ostamiseen käytettävää työtä tehostamalla. Ostamiseen kuluvaa työtä voidaan tehostaa mm. keskittämällä ostoja harvemmille toimittajille. Pienempää toimittajaverkostoa on helpompi hallita kuin suurta ja ostokäytännöt voidaan yhteistyössä toimittajien kanssa hioa tehokkaiksi. 

Ostojen keskittäminen merkitsee pienempää tilausten lukumäärää, joka puolestaan vähentää tilausten suorittamisesta, saapuneiden tilausten tarkistamisesta, reklamaatioista, palautuksista ja ostolaskujen käsittelystä johtuvaa työtä. Toisaalta ostojen keskittäminen voi myös heikentää mahdollisuuksia toimittajien kilpailuttamiseen.

Ostamiseen kuluvaa työtä voidaan vähentää myös tilauksia harventamalla. Tilausten harventamiseen pätee sama kuin ostojen keskittämiseenkin. Yksittäiset tilaukset ja niistä johtuva työ vähenevät. Toisaalta tilausten harventaminen voi johtaa suurempiin ostoeriin ja sitä kautta suurempiin varastoihin, joka taas osaltaan nostaa ostojen kokonaiskustannuksia.

Tietotekniikan hyödyntäminen ostoissa

Tietotekniikka tarjoaa mahdollisuuksia ostamisen tehostamiseen ja ostojen suorittamiseen kuluvan työn vähentämiseen. Välittömät säästöt syntyvät siitä, että toimittajat usein tarjoavat edullisempia ostoehtoja, mikäli ostajat käyttävät toimittajan tarjoamaa sähköistä ostomahdollisuutta. Sähköisesti saapuvat tilaukset vähentävät toimittajan päässä tilausten vastaanottamisesta ja käsittelystä johtuvaa työtä muihin tilaustapoihin verrattuna, jolloin toimittaja voi siirtää osan syntyneestä kustannussäästöstä ostajalle edullisempina ostohintoina. Samalla toimittajat voivat tarkoituksellisesti ohjata hinnoittelullaan ostajia käyttämään heille edullisempaa ostotapaa.

Työsäästöt puolestaan syntyvät siitä, että tietotekniikka tehostaa ostamiseen liittyvien tehtävien suorittamista ja vähentää siten ostamisen liittyvää työtä.

Usein ostotoiminnassa suurin osa ajasta kuluu rutiineihin ja usein yksinkertaisiin toimintoihin käytetään tarpeettoman paljon työaikaa. Esimerkkinä voi käyttää pankkia, jossa ostotapahtumat ennen hoidettiin pankkitiskillä. Tietotekniikan kehittymisen myötä samat asiat hoidetaan nykyään täysin automaattisesti suoraveloituksena tai e-laskuna. Tai asiakas hoitaa yrityksensä maksuliikenteen suoraan omalta tietokoneeltaan käymättä lainkaan pankissa.

Yritysten välisiä rutiiniostoja voidaan myös automatisoida, jolloin ostajan varastojärjestelmästä lähtee automaattisesti tilaus myyjälle sitten kun varastossa olevien tuotteiden määrä alittaa määritellyn hälytysrajan.

Täydennysostojen siirtäminen toimittajien vastuulle

Joidenkin suhteellisen vähämerkityksellisten ostojen, kuten esimerkiksi toimistotarvikkeiden tai vastaavien kohdalla voidaan ostamiseen kuluvaa työtä vähentää järjestelyllä, jossa toimittaja huolehtii tavaroiden toimittamisesta ostajan varastoon ilman erillistä tilausta. Toimittaja voi myös pitää pientä omaa varastoaan ostajayrityksen tiloissa, josta ostaja voi ottaa tuotteita käyttöönsä tarpeen mukaan. Toimittaja laskuttaa ostajayritystä vain sen käyttämien tavaroiden osalta. Näin ostaja välttyy sekä varaston pitämiseltä, että tavaroiden tilaamiselta.  

Toimittajien kilpailuttaminen

Ostokustannusten pitämiseksi mahdollisimman edullisina, on nykyisiä toimittajia syytä kilpailuttaa aika ajoin. Vaikka toimittaja olisikin kilpailukykyinen yhteistyösuhteen alussa, saattaa myöhemmin käydä niin, että hinnat vähitellen nousevat. 

Kilpailevat toimittajat voivat myös kehittää toimintaansa tai markkinoille voi ilmaantua kokonaan uusia toimittajia, jotka haastavat nykyiset edullisemmilla ostoehdoilla. Myös pitkäaikaisen kumppanin asemassa olevia toimittajia on syytä kilpailuttaa silloin tällöin, jotta selviäisi ovatko ne pysyneet kilpailukykyisinä.

Kilpailuttamista ei kuitenkaan ole syytä tehdä liian usein, koska pitkäaikaiset yhteistyösuhteet ovat yleensä yritykselle edullisempi vaihtoehto kuin toimittajien jatkuva kilpailuttaminen.